Les Statuts

Association et Chambre de Commerce belgo-japonaise
Numéro d’entreprise : 0408.948.139

1 ASSOCIATION

Dénomination

Article 1. L’Association est une association sans but lucratif et porte la dénomination « Association et Chambre de Commerce belgo-japonaise » en néerlandais « Belgisch-Japanse Vereniging en Kamer van Koophandel ».

L’Association peut également utiliser la dénomination anglaise « Belgium-Japan Association and Chamber of Commerce (BJA) ».

L’Association a acquis le titre « Royale » et peut, le cas échéant, l’inclure dans son nom.

Siège

Article 2. Le siège de l’Association est établi dans la Région de Bruxelles-Capitale.

Le siège peut être transféré à tout moment en tout autre lieu situé en Région de Bruxelles-Capitale sur décision du Conseil d’Administration Des sièges opérationnels de l’Association peuvent être établis en d’autres endroits sur décision du Conseil d’Administration.

But

Article 3. L’Association a pour but désintéressé de développer et promouvoir l’ensemble des relations commerciales, industrielles, financières, culturelles, humaines et sociales entre la Belgique et le Japon.

L’Association peut entreprendre toute activité qu’elle soit (in)directement liée à son but, incluant de manière non limitative :

  • l'édition et la diffusion de bulletins d'information et d'autres publications ;
  • l'organisation de conférences, séminaires, cours, événements, voyages, visites d’entreprises, etc. ;
  • le développement d'études et de projets de recherche ;
  • la communication avec et la prise de position vis-à-vis des organes gouvernementaux et des institutions et organisations (inter)nationales et d’autres personnes et institutions ;
  • la diffusion d’avis de l'Association par le biais des médias ;
  • le recrutement et le licenciement du personnel ;
  • l'achat, la vente et la location de biens meubles et immeubles ;
  • l’investissement de ses actifs et la conclusion d’emprunts ; et
  • la participation aux activités d'autres associations sans but lucratif.

Elle prend toutes les mesures qu’elle juge utiles à la poursuite de ce but général et aux intérêts directs et indirects de ses membres. Elle peut librement contracter et transiger en vue de réaliser son but. Elle peut s’intéresser à, et mener, toutes les activités complémentaires et utiles pour la réalisation de son but. Elle peut, à ces mêmes fins, mais à titre accessoire et exceptionnel, exercer une activité commerciale à condition que les gains éventuels soient consacrés exclusivement à la réalisation de son but.

Durée

Article 4. L’Association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être en tout temps dissoute conformément à la loi et aux présents statuts.

2 MEMBRES

Composition

Article 5. Il y a deux catégories de membres, à savoir des membres effectifs, qui auront seuls la qualité de membre de l’Association, et des membres adhérents qui sont dispensés du paiement des cotisations.

Le nombre de membres n’est pas limité. Il ne peut toutefois être inférieur à cinquante. Le Conseil d’Administration peut décider que le registre des membres est tenu sous la forme électronique.

Il existe également différentes catégories de membres effectifs à savoir : « sponsor members », « corporate members », « associate members », « individual members », « couples » et « students ». Les droits de vote des membres relevant de ces catégories sont réglés par voie statutaire.

Seuls les « sponsor members », « corporate members » et « associate members » ont accès à tous les services et avantages offerts par l’Association. Ils peuvent notamment participer à toutes les activités de l’Association au tarif préférentiel des membres. Ils peuvent également assister aux assemblées et notamment à l’assemblée générale annuelle. Ils peuvent en outre devenir membre des comités et participer à leurs activités.

Les « individual members », en ce compris notamment les « couples » et les « students » qui bénéficient d’une réduction de cotisation, ont accès à l’ensemble des activités culturelles et peuvent participer à l’assemblée générale annuelle.

Les membres adhérents ont accès à certains services et avantages offerts par l’Association. Ils peuvent participer aux activités culturelles au tarif préférentiel des membres et peuvent également assister à l’assemblée générale annuelle.

Les membres adhèrent aux présents statuts qu’ils s’engagent à respecter.

Admission

Article 6. Peuvent devenir membres, sans autre formalité préalable que le paiement de leur cotisation annuelle,  les candidats membres réunissant les conditions pour être « sponsor member », « corporate member » ou « associate member ». Ces conditions sont fixées par le Conseil d’Administration et valent pour tous les membres relevant de la même catégorie.

Les candidats membres relevant d’autres catégories peuvent également devenir membres sauf opposition du Conseil d’Administration statuant dans les deux mois de la demande d’admission au scrutin secret et à la simple majorité.

Cotisation

Article 7. La cotisation annuelle – qu’elle soit identique pour tous les membres ou spécifique à chacune des catégories – est fixée chaque année par le Conseil d’Administration. La cotisation la plus élevée ne peut excéder 7.500 €. Les cotisations sont obligatoires. Le budget soumis par le Conseil d’Administration à l’assemblée générale des membres est établi en tenant compte de ces cotisations.
La cotisation annuelle doit être payée par chaque membre dans les huit semaines qui suivent l’envoi par l’Association de la demande de paiement de cette cotisation, sauf notification écrite, par lettre et/ou par voie électronique, de sa décision de quitter l’Association adressée par le membre au Conseil d’Administration par écrit durant cette période de huit semaines.

Sauf notification dans le délai visé ci-avant, la cotisation annuelle sera due intégralement pour toute année pendant laquelle une personne morale ou physique aura été inscrite, à n’importe quel moment, comme membre de l’Association et ce même en cas d’inscription tardive dans l’année, de démission, d’expulsion de l’Association ou de tout autre événement entraînant la fin de la qualité de membre de l’Association pendant l’année en cours. Le Conseil d’Administration se réserve néanmoins le droit de décider, au cas par cas et à sa discrétion, de dispenser un membre du paiement de la cotisation ou de réduire le montant de cette dernière.

Tout défaut total ou partiel de paiement de la cotisation à l’expiration du délai de quatre semaines qui suit l’envoi par l’Association d’un rappel d’échéance de la cotisation, entraînera la suspension de l’affiliation du membre en défaut de paiement, en ce compris l’ensemble des droits correspondant, sans préjudice de ses droits légaux en tant que membre de l’Association, les droits qu’il tire des présente statuts, et de l’obligation de ce membre de payer ses arriérés de cotisation. Le membre en défaut de paiement ne pourra plus participer à aucune activité de l’Association aussi longtemps que l’ensemble des cotisations dues n’auront pas été intégralement payées.

Démission

Article 8. Tout membre est libre de se retirer de l’Association en adressant sa démission écrite (par lettre et/ou par voie électronique) au Conseil d’Administration.

Article 9. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale statuant à la majorité de deux tiers des voix des membres présents ou représentés, après avoir entendu le membre à l’égard de qui la mesure d’exclusion est proposée. Les abstentions ne sont comptées ni au numérateur ni au dénominateur. Le Conseil d’Administration peut suspendre, jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale, les droits d’un membre qui se rendrait coupable de violation grave des statuts.

Article 10. Les membres démissionnaires ou exclus, ainsi que les héritiers légaux ou représentants légaux d’un membre décédé, ne peuvent prétendre au remboursement total ou partiel des cotisations versées.

3 ORGANES ET COMITÉS DE L’ASSOCIATION

Article 11. L’organe d’administration de l’Association est dénommé le Conseil d’Administration et est chargé de la gestion de l’Association. Le Conseil d’Administration exerce tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément dévolus par la loi ou les présents statuts à l’Assemblée Générale.

La gestion journalière de l’Association est confiée à l’« Executive Director ».

Les comités suivants existent : l’ « Executive Committee », le « Cultural Committee », le « Membership Committee », le « Friendship Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Innovation, Partnerships and Trade Committee », et tous autres comités ou sous-comités que le Conseil d’Administration jugerait opportun de créer.

A. Conseil d’administration

Article 12. L’Association est administrée par le Conseil d’Administration composé de 21 membres au maximum. Les Administrateurs sont élus par l’Assemblée Générale parmi les membres effectifs ou les personnes dont la candidature est présentée par un « sponsor member » ou un « corporate member » ou un « associate member ». Le Conseil d’Administration agit de manière collégiale.

Tout Administrateur peut être révoqué par l’Assemblée Générale.

La durée du mandat d’Administrateur est de trois ans, renouvelable. En cas de vacance d’une place d’Administrateur, le Conseil d’Administration peut pourvoir à cette vacance et nommer, à titre provisoire, un nouvel Administrateur dont la nomination devra être ratifiée par la plus prochaine Assemblée Générale.

Article 13. Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Président et trois Vice-Présidents. Un premier Vice-Président sera responsable de l’ « Executive Committee ». Un deuxième Vice-Président sera responsable d’un autre comité. Un troisième Vice-Président peut être élu, le cas échéant, sur la proposition de l’a.s.b.l. Nihonjinkai (The Japanese Association in Belgium) ou autrement.

Article 14. Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation et sous la présidence de son Président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, de l’un des Vice-Présidents, chaque fois que l’intérêt de l’Association le demande et chaque fois que trois Administrateurs l’exigent. Le Conseil d’Administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés aux termes d’une procuration par lettre et/ou par voie électronique. Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans la convocation. Chaque Administrateur peut prendre part aux délibérations du Conseil d'Administration et voter par tout moyen de télécommunication ou de vidéoconférence pour autant que ces moyens lui permettent de communiquer simultanément sous la forme d'un débat contradictoire. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante. Les décisions du Conseil d’Administration peuvent être prises par décision unanime de tous les Administrateurs exprimée par écrit.

Article 15. Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour gérer et administrer l’Association. Il est compétent pour tous les actes qui ne sont pas réservés expressément par la loi ou par les présents statuts à l’Assemblée Générale. En particulier, le Conseil d’Administration décide, de sa seule autorité, de toutes les opérations qui rentrent dans le but de l’Association, tel que décrit à l’article 3 ci-dessus. Il est responsable des événements protocolaires. Il prépare et arrête le projet de budget de l’Association pour le soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration veille au bon fonctionnement des comités ainsi que des sous-comités éventuels dont il désigne les Présidents. Le Conseil d’Administration peut créer et dissoudre des comités et sous-comités ainsi que fixer leur durée et leur nombre.

Le Conseil d’Administration peut arrêter et modifier un règlement intérieur qui ne peut contredire les présents statuts ou des dispositions légales impératives. Ce règlement, ainsi que toute modification de celui-ci, doit être communiqué aux membres, tel que prévu par la loi.

Les décisions du Conseil d’Administration sont publiées conformément aux dispositions légales applicables.

Article 16. Le Conseil d’Administration peut déléguer des pouvoirs spéciaux à l’ « Executive Committee », soit à son Président, soit à l’un ou plusieurs de ses membres, formant ou non un comité ou un groupe de travail, soit à toute autre personne membre ou non de l’Association. Les Administrateurs ne contractent aucun engagement personnel en raison de leur fonction et ils ne sont responsables que de l’exécution de leur mission. Leurs mandats ne sont pas rémunérés.

Article 17. L’Association agit en justice, tant en qualité de demandeur que de défendeur, par l’intermédiaire du Conseil d’Administration.

Article 18. L’Association est valablement représentée soit, par le Président et un Administrateur agissant conjointement, soit par un Vice-Président et l’ « Executive Director » agissant conjointement, lesquels n’ont pas à justifier, à l’égard des tiers, d’une délibération ou décision préalable du Conseil d’Administration. L’Association est valablement représentée par le « Directeur Exécutif » dans tous les actes de gestion journalière.

B. Président du Conseil d’Administration

Article 19. Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres, et le cas échéant révoque, un Président.

C. Les Vices-Présidents

Article 20. Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres, et le cas échéant révoque, trois Vice-Présidents conformément à l’article 13.

D. Le Directeur Exécutif

Article 21. La gestion journalière de l’Association est assurée par un « Directeur Exécutif » ou « Executive Director ». Il est nommé par le Conseil d’Administration hors son sein. L’ « Executive Director » assiste avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale dont il rédige les procès-verbaux. Il peut également assister à toutes les réunions des comités et sous-comités.

L’ « Executive Director » assure la représentation de l’Association à l’égard des tiers pour tous les actes de gestion journalière, notamment, recevoir des fonds ou valeurs au nom de l’Association, retirer ou transférer des fonds pour un montant déterminé par le Comité de Direction ou le Conseil d’Administration, émettre des chèques pour un montant déterminé, ouvrir un compte bancaire, retirer, auprès de la poste et d’autres organismes, des lettres (recommandées ou non), colis, télégraphes, assignations ou récépissés postaux.

E. Les Comités

Article 22. Le Conseil d’Administration veille au fonctionnement efficace de l’ « Executive Committee » qui, à son tour, veille au fonctionnement efficace du « Cultural Committee », du « Friendship Committee », du « Membership Committee », de l’ « Editorial Committee », de l’ « EU Committee », de l’ « Investment Committee », du « Legal & Tax Committee » et du « Innovation, Partnerships and Trade Committee » ainsi que des autres comités et sous-comités.

Article 23. L’ « Executive Committee » est composé d’au moins cinq personnes, choisies par le Président de ce Comité en-dehors ou parmi les membres de l’Association. Tous les Présidents des comités sont membres de ce Comité.

L’ « Executive Committee » est responsable de la coordination et de la collaboration entre les comités existants : le « Cultural Committee », le « Friendship Committee », le « Membership Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Innovation, Partnerships and Trade Committee » ainsi que des éventuels autres comités et sous-comités mis en place. L’ « Executive Committee » a, en outre, pour mission de favoriser, par tous les moyens, les échanges économiques et culturels, au sens le plus large du terme, entre la Belgique et le Japon, et d’encourager les membres à promouvoir les relations culturelles entre le Japon et la Belgique ainsi que les relations commerciales, les investissements, les exportations et importations, la coopération financière et les services ainsi que la coopération technologique et la mise au point de projets communs dans tous les domaines. L’ « Executive Committee» rend compte de sa mission au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale de l’Association. Le Conseil d’Administration charge l’ « Executive Committee » des missions susmentionnées conformément à l’article 16 des présents statuts.

Article 24. Le « Cultural Committee », le « Friendship Committee », le « Membership Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Innovation, Partnerships and Trade Committee » sont composés d’au moins cinq personnes, choisies par le Président de chaque comité en-dehors ou parmi les membres de l’Association. Les missions respectives de ces comités sont définies dans le règlement intérieur, arrêté par la Conseil d’Administration conformément à l’article 15 des présents statuts.

4 ASSEMBLÉE GÉNÉRALE

Composition

Article 25. L’Assemblée Générale se compose de tous les membres effectifs de l’Association.

Chaque membre peut se faire représenter à l’Assemblée Générale par un autre membre.

Le droit de vote est organisé comme suit :
« sponsor member » : 10 voix ;
« corporate member » : 5 voix ;
« associate member » : 3 voix ;
« couple » (deux personnes) : 1 voix ;
« individual member » : 1 voix ;
« student » : 1 voix.

Article 26. Une Assemblée Générale ordinaire de tous les membres a lieu chaque année dans le courant du mois de mars. Elle porte au minimum obligatoirement à son ordre du jour les points suivants :

(a) rapport du Président et/ou du Conseil d’Administration ;
(b) approbation des comptes annuels et du budget ;
(c) décharge aux Administrateurs et au commissaire et, le cas échéant, introduire une action de l’association contre l’un ou plusieurs d’entre eux ; et
(d) nominations.

En outre, une Assemblée Générale extraordinaire ou spéciale est convoquée chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire ou si la demande motivée, avec l’indication de l’ordre du jour, en est faite et signée par un cinquième au moins des membres, par lettre et/ou par voie électronique adressée au Président. Le(s) commissaire(s) de l'Association peu(ven)t également convoquer une Assemblée Générale. Le(s) commissaire(s) doi(ven)t également en convoquer une si un cinquième des membres effectifs ayant le droit de vote le demande.

Convocation

Article 27. Les convocations en vue d’assister à l’Assemblée Générale sont effectuées, par le Conseil d’Administration, par lettre et/ou par voie électronique, adressées aux membres, quinze jours au moins à l’avance avec indication de l’ordre du jour.

Compétence

Article 28. L’Assemblée Générale détient uniquement les pouvoirs qui lui sont reconnus par la loi. L’Assemblée Générale a notamment les compétences suivantes : modification des statuts ; nomination et révocation des Administrateurs et des éventuels commissaires et détermination de leur éventuelle rémunération ; décharge aux Administrateurs et aux commissaires et, le cas échéant, introduction d’une action de l‘association contre l’un ou plusieurs d’entre eux ; approbation des comptes annuels, du budget annuel et des cotisations ; dissolution volontaire de l’Association ; exclusion d’un membre ; transformation de l’Association en association internationale sans but lucratif, en société coopérative agréée comme entreprise sociale et/ou en société coopérative entreprise sociale agréée ; acceptation ou apport à titre gratuit d’une universalité ; et tous les autres cas où la loi ou les présents statuts exigent une décision de l’Assemblée Générale. Elle ne peut délibérer que sur les sujets inscrits à l’ordre du jour tel qu’il est reproduit dans les convocations.

Article 29. L’Assemblée Générale est présidée par le Président du Conseil d’Administration ou, en son absence par l’un des Vice-Présidents ou, à défaut, par l’Administrateur le plus âgé. Il se fait assister par au moins un autre Administrateur.

Lorsque l'Assemblée Générale délibère sur la base d'un rapport prévu par la loi, rédigé par le commissaire, celui-ci prend part à l'assemblée.
L’Assemblée Générale peut être tenue partiellement ou entièrement à distance grâce à un moyen de communication électronique mis à disposition par l'Association, sauf dans les cas où cela n’est pas autorisé par la loi. Au cas où l’Assemblée Générale se tient entièrement à distance, les membres sont réputés présents au lieu où se tient l'Assemblée Générale, pour ce qui concerne le respect des conditions de quorum et de majorité. Le moyen de communication électronique visé ci-dessus doit permettre à l'Association de vérifier la qualité et l'identité du membre. Le membre qui souhaite l'utiliser doit au moins pouvoir prendre connaissance, de manière directe, simultanée et continue, des discussions au sein de l’assemblée et exercer son droit de vote sur tous les points sur lesquels l'assemblée est appelée à se prononcer. Le moyen de communication électronique doit en outre permettre au membre de participer aux délibérations et de poser des questions. Chaque membre peut également voter par lettre et/ou par voie électronique au moyen d'un formulaire préparé par le Conseil d'Administration, qui contient les informations suivantes : (i) identification du membre, (ii) nombre de voix auxquelles il a droit et (iii) pour chaque décision à prendre par l'Assemblée Générale conformément à l'ordre du jour, l'indication « oui », « non » ou « abstention » ; le formulaire est envoyé à l'Association et doit parvenir au siège social au moins un jour ouvrable avant la réunion.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés, sauf le cas où il en est décidé autrement par les présents statuts ou par la loi. Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre spécial, signées par deux Administrateurs présents et conservées au siège de l’Association, où tout membre peut en prendre connaissance.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont publiées conformément aux dispositions légales applicables.

Article 30. L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur une modification aux statuts que si l’objet de cette modification a été mentionné expressément dans la convocation et qu’au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés à l’assemblée. Si ce quorum n'est pas atteint, une seconde convocation est nécessaire. Cette nouvelle assemblée délibère et décide valablement, quel que soit le nombre de membres présents ou représentés. Cette nouvelle assemblée ne peut être tenue dans les quinze jours après la première assemblée.

Sauf si la loi prévoit une majorité plus élevée, aucune modification des statuts n’est admise que si elle a réuni les deux tiers des voix des membres présents ou représentés. Il n’est tenu compte des abstentions ni au numérateur ni au dénominateur.

5 BUDGET ET COMPTES ANNUELS

Article 31. L’année sociale coïncide avec l’année calendrier. Le Conseil d’Administration arrête les comptes annuels écoulé au 31 décembre et établit le budget du prochain exercice.

Pour autant que l’Association remplisse les conditions relatives à la nomination d’un commissaire, les comptes annuels sont vérifiés par un ou plusieurs commissaires nommés pour une période de trois ans par l’Assemblée Générale parmi les membres de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises. L’Assemblée Générale décide de la rémunération éventuelle du ou des commissaires.

Le Conseil d’Administration soumet les comptes annuels pour approbation à l’Assemblée Générale au plus tard six mois après la clôture de l’exercice social.

Aucun avantage financier direct ou indirect ne peut être accordé ou versé à un fondateur, un membre, un administrateur ou un tiers, sauf dans les cas prévus par la loi applicable.

6 DISSOLUTION, LIQUIDATION, CHOIX DE LA JURIDICTION COMPETENTE

Article 32. L’Association peut être dissoute en tout temps, par décision de l’Assemblée Générale délibérant dans les conditions requises par la loi.
En cas de dissolution volontaire, l’Assemblée Générale désignera un ou plusieurs liquidateurs et fixera leurs pouvoirs et émoluments. L’actif net après apurement des dettes et charges sera affecté à un but désintéressé.

Article 33. Pour toute contestation, les cours et tribunaux de Bruxelles seront compétents.

7 DIVERS

Article 34. Pour tout ce qui n’est pas prévu aux présents statuts, il sera fait application du Code des sociétés et des associations (« CSA ») et de ses modifications ultérieures.

8 DISPOSITIONS FINALES

Conseil d’Administration : cf. structure

Président : cf. structure

Vice-Présidents : cf. structure

Executive Director : cf. structure

 


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