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Voices of Support for Japan

Association et Chambre de Commerce belgo-japonaise

Numéro d’identification : 118/63

STATUTS

1 Association
Dénomination
Article 1. L’Association est une association sans but lucratif et porte la dénomination « Association et Chambre de Commerce belgo-japonaise » en néerlandais « Belgisch-Japanse Vereniging en Kamer van Koophandel ».

L’Association peut également utiliser la dénomination anglaise « Belgium-Japan Association and Chamber of Commerce (BJA)».

Siège
Article 2. Le siège de L’Association est établi dans l’arrondissement judiciaire de Bruxelles à 1050 Bruxelles, avenue Louise 287.

Des sièges d’opérations de L’Association peuvent être établis en d’autres endroits sur décision du Conseil d’Administration.

Objet
Article 3. L’Association a pour but de promouvoir et développer l’ensemble des relations commerciales, industrielles, financières, culturelles, humaines et sociales entre la Belgique et le Japon.

Elle prend toutes les mesures qu’elle juge utiles à la poursuite de cet objectif général et aux intérêts directs et indirects de ses membres. Elle peut librement contracter et transiger en vue de réaliser son objet. Elle peut s’intéresser à, et mener, toutes les activités complémentaires et utiles pour la réalisation de son objet. Elle peut, à ces mêmes fins, mais à titre accessoire et exceptionnel, exercer une activité commerciale à condition que les gains éventuels soient consacrés exclusivement à la réalisation de son objet.

Durée
Article 4. L’Association est constituée pour une durée illimitée. Elle peut être en tout temps dissoute conformément à la loi et aux présents statuts.

2 Membres
Composition

Article 5. Il y a deux catégories de membres, à savoir des membres effectifs, qui auront seuls la qualité de membre de L’Association, et des membres adhérents qui sont dispensés du paiement des cotisations.

Le nombre de membres n’est pas limité. Il ne peut toutefois être inférieur à cinquante.
Il y a également des catégories de membres effectifs à savoir : « sponsor member », « corporate member », « associate member », « individual member », « couple » et « student ». Les droits de vote des membres relevant de ces catégories sont réglés par voie statutaire.

Seuls les « sponsor members », « corporate members » et « associate members » ont accès à tous les services et avantages offerts par l’Association. Ils peuvent notamment participer à toutes les activités de l’Association au tarif préférentiel des membres. Ils peuvent également assister aux assemblées et notamment à l’assemblée générale annuelle. Ils peuvent en outre devenir membre des comités et participer à leurs activités.

Les membres adhérents ont accès à certains services et avantages offerts par l’Association. Ils peuvent participer aux activités culturelles au tarif préférentiel des membres et peuvent également assister à l’assemblée générale annuelle.

Les « individual members », en ce compris notamment les « students » et les « couples » qui bénéficient d’une réduction de cotisation, ont accès à l’ensemble des activités culturelles et peuvent participer à l’ assemblée générale annuelle.

Les membres adhèrent aux présents statuts qu’ils s’engagent à respecter.

Admission
Article 6. Peuvent devenir, sans autre formalité préalable que le paiement de leur cotisation annuelle, membres effectifs, les candidats membres réunissant les conditions pour être « sponsor member », « corporate member » ou « associate member ». Ces conditions sont fixées par le Conseil d’Administration et valent pour tous les membres relevant de la même catégorie.

Les candidats membres relevant d’autres catégories peuvent également devenir membres effectifs sauf opposition du Conseil d’Administration statuant dans les deux mois de la demande d’admission au scrutin secret et à la simple majorité.

Cotisation
Article 7. La cotisation annuelle, qu’elle soit identique pour tous les membres ou spécifique à chacune des catégories de membres, est fixée chaque année par le Conseil d’Administration. La cotisation la plus élevée ne peut excéder 7.500 € Les cotisations sont obligatoires. Le budget soumis par le conseil à l’assemblée générale des associés est établi sur base de ces cotisations.

La cotisation annuelle doit être payée par chaque membre dans les huit semaines qui suivent l’envoi par l’Association de la demande de paiement de cette cotisation, sauf notification écrite de sa décision de quitter l’Association adressée par le membre au Conseil d’Administration par écrit durant cette période de huit semaines.

Sauf notification dans le délai visé ci-avant, la cotisation annuelle sera due intégralement pour toute année pendant laquelle une personne morale ou physique aura été inscrite, à n’importe quel moment, comme membre de l’Association et ce même en cas d’inscription tardive dans l’année, de démission, d’expulsion de l’Association ou de tout autre événement entraînant la fin de la qualité de membre de l’Association pendant l’année en cours. Le Conseil d’administration se réserve néanmoins le droit de décider, au cas par cas et à sa discrétion, de dispenser un membre du paiement de la cotisation ou de réduire le montant de cette dernière.

Tout défaut total ou partiel de paiement de la cotisation à l’expiration du délai de quatre semaines qui suit l’envoi par l’association d’un rappel d’échéance de la cotisation, entraînera la suspension de l’affiliation du membre en défaut de paiement, en ce compris l’ensemble des droits correspondant, sans préjudice de l’obligation de ce membre de payer ses arriérés de cotisation. Le membre en défaut de paiement ne pourra plus participer à aucune activité de l’Association aussi longtemps que l’ensemble des cotisations dues n’auront pas été intégralement payées.

Démission
Article 8. Tout membre est libre de se retirer de L’Association en adressant par écrit sa démission au Conseil d’Administration.

Article 9. L’exclusion d’un membre ne peut être prononcée que par l’Assemblée Générale statuant à la majorité de deux tiers des voix des membres présents ou représentés, après avoir entendu le membre à l’égard de qui la mesure d’exclusion est proposée.

Le Conseil d’Administration peut suspendre, jusqu’à la décision de l’Assemblée Générale, les droits d’un membre qui se rendrait coupable de violation grave des statuts.

Article 10. Les membres démissionnaires ou exclus, ainsi que les héritiers légitimes ou représentants légaux d’un membre décédé, ne peuvent prétendre au remboursement total ou partiel des cotisations versées, non plus qu’à aucun droit sur le fonds social de l’Association.

3 Organes et comités de L’Association
Article 11. L’Association compte en son sein un Conseil d’Administration chargé de la gestion de L’Association et chargé d’exercer tous les pouvoirs qui ne sont pas expressément dévolus par la loi ou les présents statuts à l’Assemblée Générale.

La gestion journalière de L’Association est confiée à un représentant à la gestion journalière, l’« Executive Director ».

Il existe des comités à savoir l’ « Executive Committee », le « Cultural Committee », le « Membership Committee », le « Friendship Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Yes Committee », et tous autres comités ou sous-comités que le conseil jugerait opportun de créer.

A. Conseil d’administration
Article 12. L’Association est administrée par le Conseil d’Administration composé de [__21] membres au maximum, étant entendu que le nombre d’Administrateurs ne peut en aucun cas être supérieur au nombre de membres effectifs de L’Association. Les Administrateurs sont élus par l’Assemblée Générale parmi les membres effectifs ou les personnes dont la candidature est présentée par un « sponsor member » ou un « corporate member » ou un « associate member ». Le conseil agit de manière collégiale.

Tout Administrateur peut être révoqué par l’Assemblée Générale.

La durée du mandat des Administrateurs est de trois ans et ce mandat peut être renouvelé. En cas de vacance d’un poste d’Administrateur, le Conseil d’Administration peut pourvoir à cette vacance et nommer, à titre provisoire, un nouvel Administrateur dont la nomination devra être ratifiée par la plus prochaine Assemblée Générale.

Article 13. Le Conseil d’Administration élit parmi ses membres un Président et trois Vice-Présidents. Un premier Vice-Président sera responsable de l’ « Executive Committee ». Un deuxième Vice-Président sera responsable d’un autre Committee. Un troisième Vice-Président peut être élu, le cas échéant, sur la proposition de l’a.s.b.l. Nihonjinkai (The Japanese Association in Belgium) ou autrement.

Article 14. Le Conseil d’Administration se réunit sur convocation et sous la présidence de son Président ou, en cas d’empêchement de celui-ci, de l’un des Vice-Présidents, chaque fois que l’intérêt de L’Association le demande et chaque fois que trois Administrateurs l’exigent. Le Conseil d’Administration ne délibère valablement que si la moitié au moins de ses membres sont présents ou représentés aux termes d’une procuration par lettre, télégramme, télex, télécopie ou courrier électronique. Les réunions se tiennent au lieu indiqué dans les convocations. Les décisions sont prises à la majorité simple des membres présents ou représentés. En cas de partage des voix, la voix du Président est prépondérante.

Article 15. Le Conseil d’Administration est investi des pouvoirs les plus étendus pour faire tous les actes d’administration ou de disposition qui intéressent L’Association. Il a dans sa compétence tous les actes qui ne sont pas réservés expressément par la loi ou, dans les présents statuts, à l’Assemblée Générale. Il a notamment le pouvoir de décider, de sa seule autorité, toutes les opérations qui rentrent, aux termes de l’article 3 ci-dessus, dans l’objet de L’Association. Il est responsable des événements protocolaires. Il prépare et arrête le projet de budget de L’Association pour le soumettre à l’approbation de l’Assemblée Générale.

Le Conseil d’Administration veille au bon fonctionnement des comités ainsi que des sous-comités éventuels dont il désigne les Présidents. Il peut créer et supprimer des comités et sous-comités. Il peut fixer leur durée et leur nombre.

Le Conseil d’Administration peut arrêter un règlement intérieur sans pouvoir contredire les présents statuts.

Les décisions du Conseil d’Administration sont publiées conformément aux dispositions légales applicables.

Article 16. Le Conseil d’Administration peut déléguer ou donner des pouvoirs déterminés, soit à l’ « Executive Committee », soit à son Président, soit à l’un ou plusieurs de ses membres, formés ou non en comité, groupe de travail, soit à toute autre personne faisant partie ou non de L’Association. Les Administrateurs ne contractent aucun engagement personnel en raison de leur fonction et ils ne sont responsables que de l’exécution de leur mission. Leurs mandats ne sont pas rémunérés.

Article 17. Les actions judiciaires, que ce soit en tant que défendeur ou en tant que demandeur, sont exercées, au nom de L’Association, par le Conseil d’Administration, à la diligence de son Président ou d’un Administrateur mandaté à cet effet.

Article 18. Sans préjudice des pouvoirs spéciaux et des pouvoirs de gestion journalière, L’Association est valablement représentée soit par, le Président et un Administrateur conjointement, soit par un Vice-Président et l’ « Executive Director » conjointement, lesquels n’ont pas à justifier, à l’égard des tiers, d’une délibération ou décision préalable du Conseil d’Administration.

B. Président du Conseil d’Administration
Article 19. Le conseil désigne parmi ses membres, et le cas échéant révoque, un Président.

C. Les Vices-Présidents
Article 20. Le Conseil d’Administration désigne parmi ses membres, et le cas échéant révoque, trois Vice-Présidents conformément à l’article 13.

D. Le Directeur Exécutif
Article 21. La gestion journalière de L’Association est assurée par un représentant à la gestion journalière, portant le titre de « Directeur exécutif » ou « Executive Director ». Il est nommé par le Conseil d’Administration en dehors de son sein. L’ « Executive Director » assiste avec voix consultative aux réunions du Conseil d’Administration et de l’Assemblée Générale dont il rédige les procès-verbaux. Il peut également assister à toutes les réunions des comités et sous-comités.

L’ « Executive Director » assure la représentation de L’Association à l’égard des tiers pour tous les actes de gestion quotidienne en ce compris : recevoir au nom de L’Association des fonds ou valeurs, retirer ou transférer des fonds à concurrence d’un montant fixé par le Comité de Direction ou le Conseil d’Administration, émettre des chèques à concurrence du même montant, ouvrir un compte bancaire, retirer à la poste, la douane, la S.N.C.B., les lettres, recommandées ou non, colis, télégraphes, assignations ou quittances postales.

E. Les comités
Article 22. Le Conseil d’Administration veille au fonctionnement efficace de l’ « Executive Committee » qui, à son tour, veille au fonctionnement efficace du « Cultural Committee », du « Friendship Committee », du « Membership Committee », de l’ « Editorial Committee », de l’ « EU Committee », de l’ « Investment Committee », du « Legal & Tax Committee » et du « Yes Committee » ainsi que des autres comités et sous-comités.


Article 23. L’ « Executive Committee » est composé d’au moins cinq personnes, choisies par le Président de ce comité en dehors ou parmi les membres de L’Association. Tous les Présidents des comités sont membres de ce comité.


L’ « Executive Committee » est responsable de la coordination et de la collaboration entre les comités existants : le « Cultural Committee », le « Friendship Committee », le « Membership Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Yes Committee » ainsi que des éventuels autres comités et sous-comités formés. L’ « Executive Committee » a, en outre, pour mission de favoriser, par tous les moyens, les échanges économiques et culturelles, au sens large, entre la Belgique et le Japon, et de promouvoir parmi ses membres les relations culturelles entre le Japon et la Belgique ainsi que les relations commerciales, les investissements, les exportations et importations, la coopération financière et les services ainsi que la coopération technologique et la mise au point de projets communs dans tous les domaines. L’ « Executive Committee» rend compte de sa mission au Conseil d’Administration et à l’Assemblée Générale de L’Association. Le Conseil d’Administration charge l’ « Executive Committee » des missions susmentionnées conformément à l’article 16 des présents statuts.

Article 24. Le « Cultural Committee », le « Friendship Committee », le « Membership Committee », l’ « Editorial Committee », l’ « EU Committee », l’ « Investment Committee », le « Legal & Tax Committee » et le « Yes Committee »sont composés d’au moins cinq personnes choisies par le Président de chaque comité en dehors ou parmi les membres de L’Association. Les missions respectives de ces comités sont définies dans le règlement intérieur, arrêté par la Conseil d’Administration conformément à l’article 15 des présents statuts,


4 Assemblée Générale
Composition
Article25. L’Assemblée Générale se compose de tous les membres effectifs de L’Association.

Chaque membre peut se faire représenter à l’Assemblée Générale par un autre membre.

Le droit de vote est organisé comme suit :

« sponsor member » : 10 voix ;

« corporate member » : 5 voix ;

« associate member » : 3 voix ;

« couple » (deux personnes) : 1 voix ;

« individual member » : 1 voix ;

« student » : 1 voix.

Article 26. Une Assemblée Générale ordinaire de tous les membres a lieu chaque année dans le courant du mois de mars. Elle porte au minimum obligatoirement à son ordre du jour les points suivants :

(a) rapport du Président et ou du Conseil d’Administration ;

(b) approbation des comptes de l’exercice social clôturé et du budget du prochain exercice ;

(c) décharge aux Administrateurs et au commissaire ;

(d) nominations.

En outre, une Assemblée Générale extraordinaire ou spéciale est convoquée chaque fois que le Conseil d’Administration le juge nécessaire ou si la demande motivée, avec l’indication de l’ordre du jour, en est faite et signée par un cinquième au moins des membres, par lettre adressée au Président.

Convocation
Article 27. Les convocations en vue d’assister à l’Assemblée Générale sont effectuées, par le Conseil d’Administration, par lettres adressées aux membres, huit jours au moins à l’avance avec indication de l’ordre du jour.

Compétence
Article 28. L’Assemblée Générale détient les pouvoirs qui lui sont dévolus par la loi. L’Assemblée Générale a notamment les compétences suivantes : modification des statuts, nomination et révocation des Administrateurs et des éventuels commissaires et détermination de leur éventuelle rémunération, octroi de la décharge aux Administrateurs et aux commissaires, approbation des comptes annuels et des cotisations, expulsion d’un membre, transformation de L’Association en une société à finalité sociale et tous les autres cas où la loi ou les présents statuts exigent une décision de l’Assemblée Générale. Elle ne peut délibérer que sur les objets inscrits à l’ordre du jour tel qu’il est reproduit dans les convocations.

Article 29. L’Assemblée Générale est présidée par le Président du Conseil d’Administration ou, en son absence par l’un des Vice-Présidents ou, à défaut, par l’Administrateur le plus âgé. Il se fait assister par au moins un autre Administrateur.

Les décisions sont prises à la majorité des voix des membres présents ou représentés, sauf le cas où il en est décidé autrement par les présents statuts ou par la loi.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont consignées dans un registre spécial, signé par deux Administrateurs présents et conservé au siège de L’Association, où tout membre peut en prendre connaissance.

Les décisions de l’Assemblée Générale sont publiées conformément aux dispositions légales applicables.

Article 30. L’Assemblée Générale ne peut valablement délibérer sur une modification aux statuts que si l’objet de cette modification a été mentionné expressément dans la convocation et qu’au moins deux tiers des membres sont présents ou représentés à l’assemblée.

Sauf en cas de quorum plus élevé prévu par la loi, aucune modification des statuts ne peut être apportée qu’à la majorité des deux tiers des voix des membres présents ou représentés.

5 Budgets et comptes
Article 31. L’année sociale coïncide avec l’année calendrier. Le Conseil d’Administration arrête les comptes de l’exercice écoulé, à la date du 31 décembre et établit le budget du prochain exercice.

Pour autant que L’Association remplissent les conditions relatives à la nomination d’un commissaire, les comptes annuels sont vérifiés par un ou plusieurs commissaires nommés pour une période de trois ans par l’Assemblée Générale parmi les membres de l’Institut des Réviseurs d’Entreprises. L’Assemblée Générale décide de la rémunération éventuelle du ou des commissaires.

Le Conseil d’Administration soumet les comptes annuels pour approbation à l’Assemblée Générale au plus tard six mois après la clôture de l’exercice social.

6 Dissolution, liquidation, attribution de juridiction
Article 32. L’Association peut être dissoute en tout temps, par décision de l’Assemblée Générale délibérant dans les conditions requises par la loi.

En cas de dissolution volontaire, l’Assemblée Générale désignera un ou plusieurs liquidateurs et fixera leurs pouvoirs et émoluments. L’actif net après apurement des dettes et charges sera affecté à une fin désintéressée.

Article 33. Pour toute contestation, il est fait attribution de juridiction au profit des cours et tribunaux de Bruxelles.

7 Divers
Article 34. Pour tout ce qui n’est pas prévu aux présents statuts, il sera fait application de la loi du 27 juin 1921 et de ses modifications ultérieures.

8 Dispositions transitoires
Conseil d’Administration : cf. structure

Président : cf. structure

Vice-Présidents : cf. structure

Executive Director : cf. structure

 






latest update: 26.04.17
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